Российский бизнес сопровождает свою деятельность большим количеством документов. Договоры, акты, накладные, счета-фактуры – существенная их часть курсирует между компаниями в бумажном виде, по почте или с курьером. Однако к сегодняшнему моменту в стране практически завершен процесс подготовки нормативно-правовой базы, позволяющей перевести внешний документооборот компаний в электронный вид.
Бизнес готов
Многие компании уже оценили преимущества цифровых документов на практике. В частности, используются системы электронного документооборота, упрощающие внутрикорпоративный обмен документами. Также схема обмена электронными документами работает и при взаимодействии компаний с Налоговой Службой – для того, чтобы отправить отчетность, больше не нужно приходить в Налоговую лично.
Впрочем, электронный документооборот приобретает все более масштабный характер. Так, летом 2010 года были внесены поправки в 169 статью НК РФ (№ 229-ФЗ от 27.07.2010), которые разрешили использовать счета-фактуры в электронном варианте. В первом полугодии 2011 года к этому закону были утверждены подзаконные акты, описывающие процесс выставления и получения электронных счетов-фактур. Сейчас утверждаются изменения к правилам учета электронных счетов-фактур. На очереди − только формат электронных документов (законом оговаривается, что счета-фактуры передаются между компаниями в установленном формате). Это значит, что российские предприятия уже в ближайшее время смогут полностью перенести процесс внешнего документооборота в Интернет.
Процесс перехода на электронные документы, как уверяют эксперты, уже необратим. По данным СКБ Контур, 34% предприятий уже готовы перейти на использование электронных счетов-фактур, как только законодательная база будет полностью подготовлена. Эти сведения подтверждают и результаты недавнего исследования «Россия онлайн» (исследование проведено консалтинговой компанией The Boston Consulting Group (BCG) по заказу Google Россия). По прогнозам аналитиков, вклад интернет-экономики в ВВП страны к 2015 году вырастет до 3,7%. Это свидетельствуют о том, что компании постепенно переносят многие бизнес-процессы в Интернет, где нет места привычной бумажной рутине.
"Электронные" плюсы
В пользу электронного документооборота говорит и простая арифметика. Один пакет бумажных документов по сделке обходится организации от 80 до 120 рублей. Это печать, расходные материалы, услуги почты и курьера, а также ведение архива. На обеспечение бумажного документооборота в России тратится по меньшей мере 517 миллиардов рублей в год (1,2 ВВП страны). Сопоставляя суммы издержек, руководители компаний начинают отказываться от бумажного документооборота и отдают предпочтение электронным документам. Ведь один такой документ обходится в 10-20 рублей.
Помимо прямых издержек, при переходе на электронные документы сокращаются и косвенные. Все российские компании сталкиваются с доначислением налогов, подавляющее большинство − из-за неправильного оформления документов. Согласно исследованию аудиторской компании Ernst&Young, по итогам 2010 года 63% компаний в результате налоговых проверок были начислены дополнительные суммы налоговых обязательств. В основном, по налогу на прибыль. При этом почти в половине случаев основанием для доначисления послужило отсутствие подтверждающих документов по хозяйственным операциям. В каждом третьем случае причиной доначисления становилась некорректная подготовка счетов-фактур. Системы обмена электронными документами исключают все эти риски, организуя контролируемый и прозрачный процесс документооборота, одним из результатов которого становится уменьшение налогооблагаемой базы.
IT-решения
Системы обмена электронными документами и счетами-фактурами уже созданы. Например, "Диадок" от компании СКБ Контур (их система "Контур-Экстерн" − сервис сдачи электронной отчетности в контролирующие органы – на сегодняшний день один из лидеров российского рынка по числу абонентов). Все документы в "Диадоке" подписываются электронной цифровой подписью, передаются мгновенно и имеют юридическую силу. Дублировать документы на бумаге не требуется. При желании их можно сохранить в электронном архиве и распечатать. Уже в ближайшем будущем контрагенты смогут пересылать через "Диадок" и электронные счета-фактуры (как только утвердится формат этого документа). Пока же компании активно обмениваются через "Диадок" другими видами документов: договорами, актами, накладными и т.д.
