11 апреля 2012 года Минюст России зарегистрировал приказ ФНС России от 5 марта 2012 года № ММВ-7-6/138. Этот документ утвердил форматы электронных счетов-фактур, журнала их учета, книг покупок и продаж. Теперь выставлять электронные счета-фактуры в России стало возможным "в полную юридическую силу".
О том, как в условиях перевода одного из важнейших налоговых документов в электронный вид будет происходить дальнейшее развитие российского бизнеса, порталу ЮГА.ру рассказал Антон Сизов, руководитель проекта системы электронного обмена документами Диадок компании СКБ Контур.
Антон, что означает законодательное "благословление" электронных счетов-фактур для бизнеса?
- С принятием форматов исчез основной фактор, сдерживающий заинтересованные компании от перехода на электронный документооборот (ЭДО). Специфика нашего налогового кодекса такова, что счет-фактура является главным первичным налоговым документом (34% всего федерального бюджета России формируется налогом на добавленную стоимость), и составляет примерно треть от ежегодного объема документооборота в секторе B2B. Поэтому законодательный запрет на использование электронных счетов-фактур сильно тормозил переход компаний на ЭДО.
Согласитесь, не всем удобно, когда часть документов – в электронном виде, а часть – в бумажном. В этом плане мы значительно отстаем от Европы – там выставление электронных счетов-фактур активно внедряется уже более 5-и лет. И по имеющимся статистическим данным электронные счета-фактуры помогают сократить доначисления НДС и ускорить его возмещение: так, например, по данным 2011 года, в Европе 63% НДС возмещается за 1 квартал, а в России – только 39%.
Помимо ускорения возмещения НДС, какие еще преимущества электронного документооборота должны подвигнуть компании отказаться от бумажных документов?
- Во-первых, это скорость доставки документа. У нас огромная страна, и поэтому документы от отправителя к получателю могут идти очень долго. Электронные же документы передаются по Интернету крайне быстро и 24 часа в сутки. Это и гарантия доставки – если пользоваться услугами квалифицированного оператора, который будет обеспечивать подтверждение получения документа.
Во-вторых, это автоматизация работы бухгалтерии. Сейчас входящие бумажные документы вручную заводятся в системы учета. А если таких документов приходит сотни в день? Представьте, сколько это работы, ошибок, сколько сотрудников, занимающихся рутинным вводом данных.
В-третьих, электронные документы на самом деле дешевле бумажных. Большинству кажется, что бумага стоит копейки. Но бумажный документ – это вовсе не листок бумаги. В бумажный документ заложены стоимость принтера, картриджей, почтовой пересылки, заработной платы сотрудников, обеспечивающих документооборот, аренды архивных площадей.
В-четвертых, электронные документы обладают юридической значимостью. Это значит, что они могут храниться только в электронном виде, распечатывать их не нужно.
Вы говорите, что электронные документы – это оригиналы. А чем обеспечивается их юридическая значимость?
- Электронной цифровой подписью. Согласно Федеральному закону "Об электронной цифровой подписи" №1-ФЗ от 10.01.2002, компании, при обоюдном согласии и наличии технических средств, могут признать электронный документ, подписанный ЭЦП, равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью. В сертификате ЭЦП прописываются ФИО и место работы лица, уполномоченного подписывать документы – т.е. по сертификату однозначно можно установить подписанта. Более того, документ с ЭЦП невозможно изменить без ведома обменивающихся сторон. Это обеспечивается современными средствами криптографической защиты информации.
Насколько налоговые органы готовы принимать документы в электронном виде?
- Налоговая в первую очередь заинтересована в автоматизации процесса внешнего документооборота. По данным ФНС около 62% всех российских компаний и порядка 55% индивидуальных предпринимателей уже сдают налоговую отчетность в электронном виде, подписывая документы ЭЦП. Более того, все налогоплательщики, чей штат превосходит 100 человек, согласно п.3 ст. 80 НК РФ обязаны сдавать налоговую отчетность в электронном виде. Это означает, что ЭДО — не будущее. Это уже настоящее, которое за 10 лет мы перестали замечать. Технически многие компании уже готовы начать обмениваться электронными документами.
Раз техническая сторона реализована, сейчас, когда электронные счета-фактуры окончательно стали законны, начнется массовый переход на ЭДО?
- Естественно, отказ от бумажных документов будет не мгновенным. Ведь электронный документооборот – это совсем другой процесс, нежели бумажный. А такие внутренние процессы во многих компаниях вырабатывались и утрясались десятилетиями. В настоящий момент, чтобы начать обмениваться электронными документами, нужно заинтересовать в этом своих контрагентов, получить сертификаты ЭЦП, обучить сотрудников. Электронные документы повлияют на все связанные с документооборотом процессы – на всю внутреннюю организацию компании, причем иногда сразу невозможно предугадать, где проявится та или иная недоработка. Переход на электронные документы – это ответственное решение.
Помимо прочего, многие компании пока еще просто не поняли, что за электронными документами – будущее, а многие пока не готовы к переменам и ждут, когда электронный документооборот станет повсеместным явлением. Конечно, возможно лет через 5 подключиться к оператору электронного документооборота будет так же легко, как и к оператору сотовой связи. Однако нужно помнить, что самые успешные, самые прибыльные компании всегда шли впереди остальных и никогда не боялись внедрять новые перспективные технологии.
Несмотря на всевозможные препятствия, прогнозы очень обнадеживающие. По оценкам европейских специалистов, переход на электронные документы в России будет происходить намного оперативнее, чем в Европе: это связано как с единым законодательством и единым государственным языком нашей страны, так и с уже имеющимся положительным европейским опытом.
По прогнозам специалистов "СКБ Контур", только в ближайшие три года более 10% внешних документов компаний станут электронными. Некоторые компании уже сейчас переводят свои документы в электронный вид – в основном, крупные ритейлеры, промышленные или телекоммуникационные компании: те, у которых документооборот таких объемов, что перевод его в электронный вид – единственное решение. Однако и средние, и малые компании также активно интересуются электронными документами – но в основном пока только издалека.
С технической стороны – насколько сложно перейти на ЭДО?
- Все существующие сложности, связанные с переходом на ЭДО, можно свести к минимуму. Важно выбрать хорошего оператора электронного документооборота, который не просто предоставит техническую возможность обмена электронными документами, а поможет переосмыслить и по-новому реализовать все внутренние процессы компании.
На ваш взгляд, электронный документооборот – это просто модный тренд или все же новая эпоха в развитии бизнеса?
- Конечно же, это не просто преходящая тенденция. Бизнес меняется. Он становится более динамичным, более прибыльным, конкуренция – более жесткой. Постоянно ищутся новые пути оптимизации работы, процессы становятся более автоматизированными и, как логическое следствие из этого, мы имеет то, что происходит сейчас: острый интерес к облачным технологиям, к переводу ERP-систем на облачные платформы, наконец, к ЭДО. Возможно, в будущем электронные документы перерастут во что-то иное, но это будет не бумага.
Это осознается не только прогрессивными компаниями, но и нашим правительством: необходимость перехода к ЭДО в налоговых и коммерческих правоотношениях указывалась в Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации в 2008 году. Поэтому многие IT-компании тогда еще начали совершенствовать технологии ЭДО, чтобы в будущем, когда бизнес придет к критической точке, выход уже был. Причем не просто идея этого выхода, а хорошо продуманное, проработанное решение.
Например, систему электронного документооборота "Диадок" мы начали разрабатывать три года назад, а обмениваться счетами-фактурами – с момента принятия Федерального закона № 229-ФЗ в 2010 году, утвердившего принципиальную возможность существования счета-фактуры в электронном виде. Зато сегодня, буквально сразу же после того, как Приказом ФНС наконец-то были узаконены электронные счета-фактуры, наши клиенты без каких-либо трудностей уже смогли выставить свои первые счета-фактуры.
