«Цифра», удаленка и онлайн. Почему всем нужен электронный документооборот и как это работает

25 ноября 2021, 08:00 Краснодарский край, Вся Россия Юга.ру

Сегодня удаленно можно не только заказать пиццу, но и отправить декларацию в налоговую. Каждый руководитель, бухгалтер или предприниматель хоть раз задумывался о том, чтобы заменить привычную бумажную волокиту с госорганами и контрагентами электронными документами.

В переходе на сторону технологий есть свои тонкости — например, чтобы подключить электронный документооборот (ЭДО), нужно обратиться к специальному оператору. Один из них, Такском, первым в стране получил статус удостоверяющего центра, аккредитованного по новым правилам. В ноябре Такском открыл офис в Краснодаре. Юга.ру выяснили, что такое ЭДО, кому и зачем нужно его подключить и как это сделать.

Зачем подключать ЭДО

Есть несколько причин. Одни предприниматели перешли на ЭДО по своему желанию, для других это обязательная мера в рамках национальной программы «Цифровая экономика». Так, по планам ФНС, к 2024 году 95% всех выставляемых счетов-фактур должны быть переведены в электронный вид.

Очевидное преимущество — ЭДО снимает необходимость куда-то ходить. Раньше владельцу магазина приходилось относить в налоговую заполненный блок памяти (ЭКЛЗ), журнал кассира-операциониста и ко всему прочему простаивать драгоценное время в очереди. Но после установки онлайн-кассы все это больше не нужно — данные с чеков моментально попадают в ФНС.

Приходящий бухгалтер может одновременно работать с несколькими организациями. Чтобы сдать отчетность в налоговую, он должен был отстоять очередь для отправки заказных писем на почте. Но если у бухгалтера есть электронная подпись и программа для сдачи отчетности, он может сделать это не выходя из дома.

Это локальные примеры того, как технологии могут упростить жизнь предпринимателю или бухгалтеру. ЭДО заменяет собой привычные бумажные документы: счета-фактуры, бухгалтерскую и налоговую отчетность, транспортные накладные, трудовые договоры.

Помимо сокращения трудо- и временных затрат сотрудников на работу с документами, большие плюсы ЭДО — экологичность и снижение расходов на хранение архивов, канцелярские товары и доставку документов.

Вот кто уже перешел на ЭДО:

Все, кто занимается продажей маркированной продукции — от сигарет и молока до шин и ботинок. Даже владельцы одной небольшой торговой палатки, торгующей табаком, обязаны принимать товар, используя ЭДО.
Все, кто продает товары на маркетплейсах.
ЭДО — обязательное требование популярных российских торговых площадок.
Все, кто сотрудничает с крупнейшими федеральными компаниями.
Компании-монополисты довольно часто обязывают поставщиков оформлять все документы только в электронном виде.
Все, кто связан с импортными товарами, подлежащими прослеживаемости.
Большой бизнес — в отличие от малого, он уже давно использует электронный документооборот.
«Среди наших крупнейших клиентов были компании, которым во время проверок приходилось доставлять документы в налоговую фурами. Это тонны бумаги и колоссальные затраты на транспортировку. ЭДО решает эту проблему», — рассказал руководитель офиса Такском в Краснодаре Василий Спиридонов.
Транспортные компании и их клиенты.
С 1 января 2022 года транспортные накладные можно будет оформлять в электронном виде — пока добровольно. Нововведения коснутся не только самих перевозчиков, документы в электронном виде будут подписывать и грузоотправитель, и грузополучатель.
Отделы кадров. В 2020 году появились электронные трудовые книжки, а скоро компании смогут удаленно заключать с сотрудниками и трудовые договоры.

Как перейти на ЭДО?

Чтобы перейти на ЭДО, нужно:

Оценить объемы документооборота, чтобы выбрать тариф и техническое решение.
Убедиться, что ваши партнеры используют или готовы перейти на ЭДО.
Выбрать удобные решения для ЭДО. Например, у Такском есть: «Такском-Файлер» — для малого и среднего бизнеса, «1С-Такском» — для тех, кто привык работать в «1С», и интеграционные решения для других учетных систем.
Приобрести электронные подписи для сотрудников в удостоверяющем центре в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ.
С 1 января 2022 года оформить электронную подпись для первого лица можно будет только в ФНС РФ, а все остальные сотрудники будут использовать электронную подпись физического лица вместе с электронной доверенностью. Подпись физического лица можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре. Все электронные подписи, в том числе и для юридических лиц, выданные в аккредитованном центре до 1 января, можно применять до конца срока их действия, в том числе и в следующем году.

Компания Такском первой в стране получила статус удостоверяющего центра, аккредитованного по новым правилам, и продолжила выпускать сертификаты электронной подписи. Совсем недавно фирма открыла офис в Краснодаре.

Для удобной работы удаленно в Такском можно:

Получить электронную подпись для физических и юридических лиц и удобный носитель — токен (специально защищенную флешку);
Подобрать тариф электронной отчетности в зависимости от специфики бизнеса;
Услуги оператора ЭДО и подбор технического решения;
Подключиться к работе с маркированными товарами «под ключ»;
Выбрать онлайн-кассу и услуги ОФД;
Приобрести дополнительные сервисы для бухгалтера.